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NOTIFICACIÓN A LOS MIEMBROS DE LOS OXFORD HEALTH PLANS SOBRE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DE OXFORD

ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, ANALÍCELA CUIDADOSAMENTE.

Oxford Health Plans, Inc. (“Oxford”) se compromete a mantener la privacidad y confidencialidad de su información de salud protegida (Protected Health Information, PHI). La PHI contiene información sobre usted que Oxford usa o revela para administrar su cobertura de seguro y pagar por el tratamiento médico que recibe. Incluye información demográfica como su nombre, dirección, número telefónico y número de Seguro Social, y cualquier información médica que hayamos recibido de usted o los proveedores que presentan los reclamos en Oxford relativos a su cuidado médico. Las leyes federales y estatales de aplicación requieren que mantengamos la privacidad de su PHI. Este documento sirve como Notificación de Oxford sobre las prácticas de privacidad, nuestras obligaciones legales y sus derechos relativos a su PHI. Oxford debe acatar los términos de esta Notificación, a menos que y hasta tanto sea modificada. Esta Notificación tendrá vigencia a partir del 14 de abril de 2003 y permanecerá vigente hasta la fecha en que sea modificada o reemplazada.

Oxford se reserva el derecho de modificar sus prácticas de privacidad y los términos de esta Notificación en cualquier momento, siempre que la ley lo permita. Nos reservamos el derecho de hacer efectivos los cambios en nuestras prácticas de privacidad y los nuevos términos de nuestra Notificación para todas las PHI que mantengamos, incluso la información creada o recibida antes de realizar dichos cambios. Cuando Oxford realice un cambio significativo en las prácticas de privacidad, nosotros revisaremos esta Notificación y enviaremos la Notificación revisada a nuestros miembros del plan de salud.

Para obtener copias adicionales de esta Notificación, comuníquese con el Departamento de Servicio al Cliente a la línea gratuita que figura en su tarjeta de identificación de Oxford, o visite nuestro sitio Web en www.oxfordhealth.com.

P. ¿De qué manera Oxford usa o revela su PHI?
R.
Oxford podrá usar o divulgar su PHI sin su consentimiento o autorización en las siguientes circunstancias:

  • Tratamiento: Podremos divulgar su PHI a un proveedor de cuidados de la salud que lo solicite para brindarle el tratamiento médico necesario como atención de emergencias, rayos X o análisis de laboratorio. Un proveedor puede ser un médico, un hospital, una agencia de atención médica a domicilio, etc.

  • Pago: Podremos usar o divulgar su PHI para pagar los reclamos presentados por un proveedor de cuidados de la salud relativos a su tratamiento. Por ejemplo, podremos pedir detalles sobre el tratamiento que recibió al departamento de emergencias del hospital para que podamos pagar al hospital un monto preciso por su atención.

  • Operaciones relativas al cuidado de la salud: Podremos usar o divulgar su PHI para administrar nuestro negocio. Los ejemplos incluyen su utilización para determinar las primas apropiadas, conducir actividades para mejorar la calidad, comunicarse con usted sobre los beneficios o los servicios que podrían interesarle y ofrecerle avisos de salud preventiva.

  • Patrocinador del plan : Podremos divulgar PHI limitada a su patrocinador del plan de salud, al administrador de beneficios o al plan de salud de grupo para llevar a cabo funciones administrativas relativas al plan, como la facturación y las renovaciones.

  • Evaluación de riesgos: Podremos recibir su PHI para realizar una evaluación de riesgos, una clasificación de la prima u otras actividades relativas a la creación, renovación o reemplazo de un contrato de seguro de salud o beneficios de salud. Una vez que sea Miembro de Oxford, el uso y la divulgación de su PHI estarán regidos por la presente Notificación.

  • Marketing: Podremos usar su PHI para comunicarnos con usted e informarle los beneficios y servicios relacionados con la salud, alternativas de tratamiento o recordatorios de citas.

  • Investigación; muerte; donación de órganos: En circunstancias limitadas, podremos usar o divulgar su PHI con fines de investigación, o usarla o revelarla a un médico forense, un examinador médico, un director funerario o a un centro de adquisición de órganos.

  • Requerido por ley: Podremos usar o divulgar su PHI cuando la ley lo requiera. Por ejemplo, si se solicita, divulgaríamos la PHI al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos para que pueda verificar que Oxford cumple con las leyes federales sobre privacidad.

  • Actividades de supervisión de la salud: Podremos divulgar su PHI a organizaciones y agencies de supervisión de la salud como parte de los estudios de acreditación, las investigaciones relacionadas con su elegibilidad para los programas gubernamentales, las auditorías reglamentarias, la obtención de licencias y la aplicación de medidas disciplinarias .

  • Compensación del trabajador: Podremos divulgar su PHI para cumplir con las leyes relativas a la compensación del trabajador u otros programas similares que otorguen beneficios en caso de lesiones o enfermedades laborales.

  • Seguridad y salud pública: Podremos divulgar su PHI en la medida que sea necesario para evitar una amenaza inminente a su seguridad, o la salud o seguridad de otras personas. Podremos divulgar su PHI a las autoridades apropiadas si tenemos motivos razonablemente fundados para creer que usted puede ser víctima de abuso, negligencia, violencia en el hogar u otros delitos

  • Judicial y administrativo: Podremos divulgar su PHI en respuesta a una orden judicial o administrativa, una citación judicial, una solicitud de intercambio de pruebas u otros procesos legales.

  • Venta del negocio: Podremos divulgar su PHI al vender, en todo o en parte, el negocio de Oxford a un tercero.

  • Cumplimiento de la ley: Podremos divulgar información limitada a funcionarios encargados de hacer cumplir la ley sobre la PHI de un sospechoso, un fugitivo, un testigo esencial, una víctima de un delito o una persona desaparecida. En ciertas circunstancias, podremos divulgar la PHI de un preso u otra persona en custodia legal de un funcionario encargado de hacer cumplir la ley o de una institución correccional.

  • Seguridad militar y nacional: Bajo ninguna circunstancia podremos divulgar la PHI del personal de las fuerzas armadas a las autoridades militares. Podremos divulgar la PHI a funcionarios federales autorizados cuando sea requerido por cuestiones de seguridad nacional o actividades de inteligencia.

  • Para la familia y los amigos: Si, en caso de presentarse una emergencia médica, usted no puede suministrar ninguna autorización requerida, podremos divulgar la PHI a un familiar, amigo u otra persona, en la medida que sea necesario, para garantizar el tratamiento médico adecuado o facilitar el pago por ese tratamiento.

P. ¿Oxford necesita en algún momento una autorización para usar o divulgar su PHI?
R.
Sí. Excepto para los fines descritos anteriormente, Oxford no puede usar ni divulgar su PHI sin una autorización firmada por usted. Si usted otorga dicha autorización a Oxford, puede revocarla en cualquier momento. Su revocación no afectará el uso ni la divulgación de la PHI que se haya dado o hecho cuando la autorización estaba vigente.

P. ¿Puede inspeccionar o recibir copias de cualquier PHI que esté en posesión de Oxford?
R.
Sí. Usted tiene el derecho de inspeccionar y recibir copias de su PHI con ciertas excepciones. Debe solicitarlo por escrito a Oxford. Oxford se reserva el derecho de cobrar una comisión razonable por el costo de producción y envío por correo de la PHI. Los formularios de solicitud están disponibles en el sitio Web de Oxford, o puede pedirlos por teléfono llamando al número que figura al final de esta Notificación.

P. ¿Puede averiguar si Oxford reveló su PHI a un tercero?
R.
Sí. Usted tiene derecho a recibir un registro sobre todas las ocasiones en que Oxford reveló su PHI con cualquier fin que no estuviese relacionado con tratamientos, pagos, operaciones relativas al cuidado de la salud y algunos otros casos. Comenzando con la divulgación de información realizada el 14 de abril de 2003 o con posterioridad a esa fecha, mantendremos un registro de dicha divulgación durante seis (6) años. La solicitud de registro se debe enviar a Oxford por escrito. Nos reservamos el derecho de cobrar una comisión razonable por el costo de producción y envío por correo de la información si solicita este registro más de una vez dentro de un período de 12 meses. Por favor tenga en cuenta que los miembros de Connecticut y Nueva Jersey recibirán automáticamente un registro resumido toda vez que realicen una solicitud para inspeccionar o recibir copias de su PHI.

P. ¿Puede restringir el uso o la divulgación por parte de Oxford de su PHI?
R.
Sí. Usted tiene derecho a solicitar que Oxford imponga restricciones adicionales al uso o a la divulgación de su PHI. La ley no exige que aceptemos dichas restricciones. Sin embargo, si las aceptamos, nos regiremos conforme a ellas, excepto en casos de emergencias.

P. ¿Se puede pedir a Oxford que use medios alternativos para comunicarse con usted de forma confidencial sobre su PHI o que lo haga en una ubicación alternativa?
R.
Sí. Usted debe informar a Oxford, por escrito, si requiere comunicación confidencial por medios alternativos o en una ubicación alternativa para evitar daños potenciales a su persona o a otros. Debemos tomar en cuenta su solicitud si es razonable, si especifica el medio de comunicación o la ubicación alternativos, y si no interfiere con el cobro de primas, el pago de reclamos ni la administración de la cobertura de su seguro de salud.

P. ¿Tiene derecho a solicitar a Oxford que corrija, modifique o elimine su PHI?
R.
Sí. Usted debe solicitarlo por escrito y explicar por qué se debe corregir, modificar o eliminar su PHI. Oxford puede rechazar su pedido en caso de no haber sido el creador de la PHI en cuestión o por otras razones. Si rechazamos su solicitud, le daremos una explicación por escrito. Usted puede respondernos con una declaración de desacuerdo para que se agregue a la información que deseaba cambiar. Si aceptamos su solicitud para corregir, modificar o eliminar la PHI, haremos los esfuerzos razonables para informar a otros sobre los cambios y para incluir dichos cambios en cualquier divulgación de información futura.

Quejas

Para expresar su preocupación sobre una decisión de Oxford relativa al acceso a su PHI, para informar su preocupación sobre una violación de sus derechos de privacidad que hayamos cometido, o para expresar una queja sobre cualquier aspecto de las prácticas de privacidad de Oxford, por favor, comuníquese con la HIPPA Member Rights Unit (Unidad de Derechos de los Miembros de HIPPA) a la dirección que figura a continuación. También puede enviar una queja por escrito a la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos a la siguiente dirección:


      Office of the Secretary
      Department of Health and Human Services
      200 Independence Avenue, S.W.
      Washington, D.C. 20201

      Telephone: 877-696-6775

Oxford respalda su derecho a proteger la privacidad de su PHI y no tomará represalias en su contra por presentar una queja ante cualquier organismo gubernamental de reglamentación o ante nosotros. Si usted recibió esta Notificación a través de nuestro sitio Web o por correo electrónico (e-mail), también tiene derecho a recibir una copia por escrito. Para solicitar una copia por escrito de la Notificación, comuníquese con el Departamento de Servicio al Cliente a la línea gratuita que figura en su tarjeta de identificación de Oxford, o llame al 800-444-6222. También puede comunicarse con
nosotros por correo a:

      HIPAA Member Rights Unit
      Oxford Health Plans
      48 Monroe Turnpike
      Trumbull, CT 06611

Todas las comunicaciones por escrito relacionadas con esta Notificación y sus derechos bajo la HIPAA deberán enviarse por correo a la HIPAA Member Rights Unit a la dirección antes mencionada.

Notificación de privacidad con respecto a información financiera

En Oxford Health Plans, Inc. ("Oxford"), la protección de la privacidad de la información personal de nuestros clientes y miembros es de primordial importancia, y tomamos esta responsabilidad muy seriamente. Esta información debe mantenerse, y se mantiene, de manera tal que proteja los derechos de privacidad de dichos individuos. Esta notificación describe nuestra política sobre confidencialidad y divulgación de información financiera personal del cliente o miembro, que Oxford recaba durante sus actividades comerciales. Nuestra política se aplica tanto a los clientes y miembros actuales como a los antiguos.

Información que Oxford recaba

Recabamos información financiera y personal no disponible para el público a partir de las siguientes fuentes:

  • Información que recibimos de usted en las solicitudes u otros formularios (por ejemplo, el nombre, la dirección, el número del Seguro Social y la fecha de nacimiento)
  • Información sobre sus transacciones con nosotros, nuestras afiliadas (compañías controladas o de propiedad de Oxford) u otras entidades; e
  • Información que recibimos de las agencias de informes sobre consumidores relativa a grandes clientes.

Información que Oxford revela

No revelamos ninguna información financiera personal no disponible para el público sobre nuestros clientes o miembros actuales o antiguos a ninguna persona, excepto en los casos permitidos por la ley. Por ejemplo, podemos divulgar información a las afiliadas u otros terceros para atender o procesar una transacción de seguros; o para brindar información a autoridades de reglamentación de seguros o encargadas de hacer cumplir la ley, si lo solicitan.

Prácticas de seguridad de Oxford

Enfatizamos la importancia de la confidencialidad a través de la capacitación de los empleados, la implementación de los procedimientos diseñados para proteger la seguridad de nuestros registros y nuestra política de privacidad. Restringimos el acceso a la información financiera personal de nuestros clientes y miembros a aquellos empleados que necesitan conocer dicha información para poder cumplir con las responsabilidades de su trabajo. Mantenemos medidas de seguridad físicas, electrónicas y sobre procedimientos que cumplen con las reglamentaciones federales y estatales para resguardar su información financiera personal no disponible para el público.

Esta notificación se ofrece en nombre de las siguientes afiliadas de Oxford:

     Oxford Health Plans, Inc.
     Oxford Health Plans (CT), Inc.
     Oxford Health Plans (NJ), Inc.
     Oxford Health Plans (NY), Inc.
     Oxford Health Insurance, Inc.
     Investors Guaranty Life Insurance Company
     MedSpan Health Options, Inc.